Compartir y permisos
Comprender el uso compartido y los permisos en los espacios de trabajo de Notion
En un espacio de trabajo colaborativo, es fundamental garantizar que las personas adecuadas tengan el nivel adecuado de acceso a la información. Notion ofrece un sólido sistema de uso compartido y permisos que permite controlar quién puede ver y editar las páginas. En este artículo, exploraremos los distintos roles en un espacio de trabajo de Notion, la configuración de los espacios de equipo y cómo gestionar el acceso a las páginas.
Roles en un espacio de trabajo de Notion
En un espacio de trabajo de Notion, existen diferentes roles que controlan diversos aspectos de la configuración y la membresía del espacio. Estos roles son independientes de los permisos para ver o editar el contenido de la página. Analicemos cada rol con más detalle:
Propietario del espacio de trabajo
El propietario del espacio de trabajo tiene el máximo control y puede realizar cambios decisivos en él. Puede gestionar configuraciones como el nombre de dominio, la configuración del espacio de equipo, los miembros del espacio de trabajo, los planes, la seguridad y las integraciones. El rol de propietario del espacio de trabajo suele corresponder a la persona que lo creó inicialmente.
Administrador de membresía
Los administradores de membresía tienen la autoridad para añadir o eliminar miembros del espacio de trabajo y administrar grupos. Sin embargo, no pueden cambiar la configuración del espacio de trabajo ni invitar a nuevos miembros. Pueden explorar y unirse libremente a los espacios de equipo abiertos.
Invitados o colaboradores externos
Los invitados o colaboradores externos son personas con acceso limitado a páginas específicas compartidas con ellos. No son miembros del espacio de trabajo y solo pueden acceder a las páginas individuales que se les han compartido explícitamente.
Administrar el acceso a su espacio de trabajo
Para administrar el acceso a su espacio de trabajo, puede usar las secciones «Configuración» y «Miembros» de Notion. Aquí le mostramos cómo:
Como administrador, puedes crear grupos en tu espacio de trabajo para otorgar permisos de uso compartido a varias personas a la vez. Puedes añadir y eliminar miembros de cada grupo. Para administrar grupos, haz clic en la flecha junto al nombre de un grupo y visualiza sus miembros. Puedes eliminar miembros existentes o añadir nuevos al grupo.
Espacios de equipo y acceso a páginas
Notion ofrece espacios de equipo dedicados para cada equipo de su espacio de trabajo, donde podrá almacenar y organizar la información relevante. Cada espacio de equipo tiene su propio menú, al que se accede haciendo clic en el icono de tres puntos junto a su nombre y seleccionando «Configuración del espacio de equipo». Aquí tiene la información necesaria sobre los espacios de equipo:
Es importante tener en cuenta que los roles de espacio de trabajo y de espacio de equipo son independientes. Una persona puede tener el rol de propietario de un espacio de trabajo, pero también derechos de miembro para un espacio de equipo específico.
Configuración para compartir páginas
Para controlar cómo se comparten las páginas de un espacio de equipo con sus miembros, dirígete a la sección de permisos en la parte superior de la pestaña de miembros. Aquí encontrarás las siguientes configuraciones, que solo pueden ser ajustadas por los propietarios del espacio de equipo:
De forma predeterminada, las páginas de un espacio de equipo tienen niveles de uso compartido según la configuración de permisos que elijas. Por ejemplo, cerrar espacios de equipo restringirá automáticamente el acceso a la página solo a los miembros y propietarios. Sin embargo, puedes personalizar esta configuración haciendo clic en los botones y seleccionando nuevas opciones.
Para asignar diferentes niveles de uso compartido a una página individual, ve a la página en cuestión y haz clic en el menú para compartir en la esquina superior derecha. Los cambios que realices aquí se aplicarán a la página actual y a sus subpáginas.
Compartir con individuos y grupos específicos
Supongamos que quieres restringir el acceso a una página y compartirla con compañeros de equipo específicos. Sigue estos pasos:
Si necesita restaurar el acceso a una página, haga clic en la opción «Restaurar» en el menú para compartir. Esto es útil si desea restablecer los permisos de uso compartido anteriores.
La barra lateral de Notion
Además de los espacios de equipo, la barra lateral de Notion contiene las secciones «Compartido» y «Privado»:
Publicación de páginas de Notion en la Web
Notion te permite publicar páginas en la web, haciéndolas accesibles a un público más amplio. Para publicar una página, sigue estos pasos:
Conclusión
El uso compartido y los permisos en Notion te permiten controlar el acceso a tu contenido, independientemente de tus requisitos específicos. Al comprender los roles en un espacio de trabajo, los distintos niveles de acceso a las páginas y las secciones de la barra lateral de Notion, puedes administrar tu espacio de trabajo de Notion eficazmente. Tanto si trabajas con un equipo pequeño como con una gran organización, el sistema de uso compartido y permisos de Notion garantiza una colaboración fluida y una gestión de contenido fluida.