Hiver | Die Bienenschule – E03 | Gemeinsame Posteingänge | Google Workspace

Optimieren Sie die E-Mail-Verwaltung mit Hiver: Eine Anleitung zum Einrichten gemeinsam genutzter Postfächer

Einführung: Vereinfachen Sie die E-Mail-Zusammenarbeit mit freigegebenen Posteingängen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist effizientes E-Mail-Management entscheidend für reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit. Gemeinsame Posteingänge bieten eine leistungsstarke Lösung für die Verwaltung von E-Mail-Konten wie «support» oder «info@ihrunternehmen.com». Durch die Einrichtung gemeinsamer Posteingänge können Teammitglieder direkt von ihren Gmail-Konten aus auf E-Mails zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie gemeinsam genutzte Posteingänge mit Hiver, einem führenden Tool für die E-Mail-Zusammenarbeit, erstellen und einrichten.

Schritt 1: Installieren Sie die Hiver-Erweiterung und erhalten Sie Administratorzugriff

Um freigegebene Posteingänge zu erstellen, benötigen Sie die Hiver-Erweiterung in Ihrem Gmail-Konto. Die Hiver-Erweiterung bietet die notwendigen Funktionen für die effektive Verwaltung freigegebener Posteingänge. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Administratorzugriff auf Ihr Hiver-Konto haben, da dieser zum Erstellen und Konfigurieren freigegebener Posteingänge erforderlich ist.

Schritt 2: Zugriff auf das Hiver-Admin-Panel

Sobald die Hiver-Erweiterung installiert ist, können Sie das Hiver-Administrationsbereich aufrufen, indem Sie auf das Hiver-Symbol oben rechts in Ihrer Gmail-Oberfläche klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Optionen.

Schritt 3: Erstellen Sie einen neuen freigegebenen Posteingang

Suchen Sie im Hiver-Administrationsbereich den Bereich «Freigegebene Posteingänge» und klicken Sie darauf. Dadurch gelangen Sie zur Verwaltungsseite für freigegebene Posteingänge. Um einen neuen freigegebenen Posteingang zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuen freigegebenen Posteingang erstellen».

Schritt 4: Konfigurieren Sie den freigegebenen Posteingang

Geben Sie bei entsprechender Aufforderung die E-Mail-Adresse des gewünschten freigegebenen Postfachs ein. Wählen Sie einen Namen, der den Zweck oder die Funktion des freigegebenen Postfachs genau beschreibt. So können Benutzer das freigegebene Postfach leichter identifizieren und darauf zugreifen.

Schritt 5: Benutzer zum freigegebenen Posteingang hinzufügen

Wählen Sie anschließend aus den verfügbaren Optionen die Benutzer aus, die Sie zum freigegebenen Posteingang hinzufügen möchten. Dadurch wird festgelegt, wer Zugriff auf den freigegebenen Posteingang hat und dort gemeinsam E-Mails versenden kann. Klicken Sie nach Auswahl der Benutzer auf «Weiter», um mit der Einrichtung fortzufahren.

Schritt 6: Wählen Sie die Authentifizierungsmethode

In diesem Schritt müssen Sie die Authentifizierungsmethode auswählen, die dem Typ der zuvor eingegebenen E-Mail-Adresse für den freigegebenen Posteingang entspricht. Wählen Sie für einzelne Gmail-Konten die Option «Mit Google anmelden», um Zugriff zu gewähren. Wählen Sie für Google Groups oder Aliase die Option «Setup bestätigen», um den Authentifizierungsprozess abzuschließen.

Schritt 7: Zugriff auf den freigegebenen Posteingang

Nach Abschluss der Einrichtung wird der freigegebene Posteingang erstellt und im linken Bereich Ihrer Gmail-Kontooberfläche angezeigt. Teammitglieder mit Zugriff auf den freigegebenen Posteingang können nun die E-Mail-Kommunikation problemlos verwalten und gemeinsam bearbeiten, was den Arbeitsablauf optimiert und die Produktivität steigert.

Fazit: Optimieren Sie die E-Mail-Zusammenarbeit mit Hiver Shared Inboxes

Effizientes E-Mail-Management und Zusammenarbeit sind für moderne Unternehmen unerlässlich. Mit den gemeinsamen Posteingängen von Hiver vereinfachen Sie die Verwaltung und Zusammenarbeit im E-Mail-Verkehr Ihres Teams. Mit den in dieser Anleitung beschriebenen Schritten richten Sie in Hiver ganz einfach gemeinsame Posteingänge ein und ermöglichen Ihrem Team so eine reibungslose und organisierte Zusammenarbeit.